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De : Academic Communications <acadlists.ap [at] mcgill.ca>
Envoy茅 : 3 septembre 2024 15:46
脌 : APO-All Tenured - Tenure Track (Excluding Pre-Tenure) <x-APO-Tenured_Tenure-Track [at] campus.mcgill.ca>; APO-Pre-Tenure <x-APO-Pre-Tenure [at] campus.mcgill.ca>; APO-CAS Ranked (Excluding Clinical & Post Retirement) <x-APO-CAS_Ranked [at] campus.mcgill.ca>; APO-CAS Unranked (Excluding Associate Members) <x-APO-CAS_Unranked [at] campus.mcgill.ca>
Cc : Provost Office <provost [at] mcgill.ca>
Objet : Procurement methods for computer and related-equipment / R猫gles en mati猫re d'acquisition d'actifs informatiques

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This message is sent on behalf of Christopher Manfredi, Provost and Executive Vice-President (Academic), as an update to the March 9, 2022 instructions on the same subject (attached).

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Ce message est envoy茅 au nom de Christopher Manfredi, Provost et vice-recteur principal aux 茅tudes, pour fournir une mise 脿 jour des instructions du 9 mars 2022 sur le m锚me sujet (ci-joint).

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La version fran莽aise suit.

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Dear Colleagues,

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The procurement methods supported by the University for the acquisition of new IT assets of a commercial value of $250 or higher are (listed in descending order of recommended practice):

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1. Le James, for purchases financed by research grants OR by other university funds (for the latter, Le James is in fact the sole option).

• This practice will ensure:
  • Validation that the on security, performance and durability will be met and
  • Validation that the IT asset is and manufactured by a regular or a full member of the .
  • That the regulatory requirement of IT asset registration is performed by McGill IT.

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2. MMP Catalogues (currently Dell only), ONLY for purchases financed by research grants.

• The supplier behind the MMP catalogue will ensure:
  • Validation that the on security, performance and durability are met.
  • Validation that the IT asset is and manufactured by a regular or a full member of the .
  • That the regulatory requirement of IT asset registration is performed by McGill IT.

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3. For purchases of new IT assets financed by research grants ONLY, regular Pcard (if the expense does not exceed the new $5000 spending limit)

• The purchaser must:
  • Validate that the on security, performance and durability are met.
  • Validate that the IT asset is and manufactured by a regular or a full member of the .
  • to respect the regulatory requirement and attach the proof of registration upon reconciliation in MOPS.

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Other means of purchase (e.g., personal credit card, with reimbursement), may be approved by the Fund Financial Manager for purchases financed by research grants only. The overarching objective of increased IT asset recuperation equally applies to IT assets purchased in this fashion, and the same conditions as for 3. above must be met (thus including the proof of IT asset registration for the reimbursement to be issued). In such cases, the sales contract is between the purchaser and the supplier, so the University is not a party to the purchase and generally cannot intervene to help exercise rights for the purchaser (vis-脿-vis the supplier, or the purchaser鈥檚 credit card company). It is also the responsibility of the purchaser to ensure that the computer, component, or accessory is functional before claiming reimbursement through their research funds.

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***Access to used computers

Used computers, used computer components and used computer accessories can be obtained through the University鈥檚 circularity initiative (see reuse criteria: , login required) or acquired from external sources, subject to the same registration obligation, EPEAT and IT standards requirements as above.

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Chers et ch猫res coll猫gues,

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Les m茅thodes d鈥檃pprovisionnement soutenues par l'Universit茅 pour l'acquisition de nouveaux actifs informatiques d'une valeur commerciale de 250 $ ou plus sont les suivantes (茅num茅r茅es par ordre d茅croissant de pratiques recommand茅es) :

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1. Le James, pour les achats financ茅s par des subventions de recherche OU par d'autres fonds universitaires (pour ces derniers, Le James est en fait la seule option).

• Cette pratique permettra d'assurer :
  • La validation du respect des en mati猫re de s茅curit茅, de performance et de durabilit茅, et
  • La validation que l鈥檃ctif informatique est enregistr茅 et fabriqu茅 par un membre r茅gulier ou un membre 脿 part enti猫re de la .
  • Que l'obligation r茅glementaire d'enregistrement des actifs informatiques est remplie par les Services des technologies de l鈥檌nformation de McGill.

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2. Catalogues MMP (actuellement seulement Dell), UNIQUEMENT pour les achats financ茅s par des subventions de recherche.

• Le fournisseur 脿 l'origine du catalogue MMP assurera :
  • La validation du respect des en mati猫re de s茅curit茅, de performance et de durabilit茅, et
  • La validation que l鈥檃ctif informatique est enregistr茅 et fabriqu茅 par un membre r茅gulier ou un membre 脿 part enti猫re de la .
  • Que l'obligation r茅glementaire d'enregistrement des actifs informatiques est remplie par les Services des technologies de l鈥檌nformation de McGill.

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3. Pour les achats de nouveaux actifs informatiques financ茅s par des subventions de recherche UNIQUEMENT, la carte Pcard (si les d茅penses ne d茅passent pas le nouveau plafond de 5000$).

• L鈥檃cqu茅reur doit :
  • Valider le respect des en mati猫re de s茅curit茅, de performance et de durabilit茅, et
  • Valider que l鈥檃ctif informatique est enregistr茅 et fabriqu茅 par un membre r茅gulier ou un membre 脿 part enti猫re de la .
  • Que l'obligation r茅glementaire d'enregistrement des actifs informatiques est remplie par les Services des technologies de l鈥檌nformation de McGill.
  • pour respecter les exigences r茅glementaires et joindre la preuve de l'enregistrement lors de la conciliation dans MOPS.

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D'autres moyens d'achat (par exemple, carte de cr茅dit personnelle, avec remboursement) peuvent 锚tre approuv茅s par le gestionnaire financier du Fonds pour les achats financ茅s par des subventions de recherche uniquement. L'objectif g茅n茅ral d'une meilleure r茅cup茅ration des actifs informatiques s'applique 茅galement aux actifs informatiques achet茅s de cette mani猫re, et les m锚mes conditions que pour le point 3 ci-dessus doivent 锚tre remplies (incluant donc la preuve de l'enregistrement de l'actif informatique pour que le remboursement soit effectu茅). Dans ce cas, le contrat de vente est conclu entre l'acqu茅reur et le fournisseur, de sorte que l'Universit茅 n'est pas partie 脿 l'achat et ne peut g茅n茅ralement pas intervenir pour aider 脿 faire valoir les droits de l'acqu茅reur (vis-脿-vis du fournisseur ou de la soci茅t茅 茅mettrice de la carte de cr茅dit de l'acqu茅reur). Il incombe 茅galement 脿 l'acqu茅reur de s'assurer que l'ordinateur, le composant ou l'accessoire est fonctionnel avant de demander un remboursement sur ses fonds de recherche.

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*** Acc猫s aux ordinateurs usag茅s

Les ordinateurs usag茅s, les composants informatiques usag茅s et les accessoires informatiques usag茅s peuvent 锚tre obtenus dans le cadre de l'initiative de circularit茅 de l'Universit茅 (voir les crit猫res de r茅emploi: , connexion requise) ou acquis aupr猫s de sources externes, soumis 脿 la m锚me obligation d'enregistrement, aux m锚mes exigences EPEAT et aux m锚mes normes informatiques que ci-dessus.