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Catégories de renseignements personnels

À diverses étapes des processus de recrutement, d'admission et d'inscription des étudiants, McGill recueille et traite les types de renseignements personnels suivants vous concernant :

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McGill recueille des renseignements personnels auprès des étudiants potentiels dans le but de:

• Évaluer et gérer votre demande, votre admission et votre inscription
• Évaluer votre éligibilité à l'aide financière aux étudiants
• Communiquer avec vous
• Effectuer des contrôles de qualité interne
• Effectuer d'autres démarches administratives nécessaires pour offrir des possibilités d'éducation

Si vous êtes admis et que vous vous inscrivez à McGill, les renseignements personnels recueillis au cours des processus de recrutement, d'admission et d'inscription seront intégrés à votre dossier étudiant de McGill.

Communication avec des tiers

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des organismes publics ou des partenaires éducatifs, au besoin, pour gérer les processus de demande, d'admission et d'inscription (par exemple, le Ministère de l'Enseignement supérieur (MES), les établissements que vous avez fréquentés, et les autorités de financement externes ou internes), conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée. Des renseignements plus détaillés vous sont fournis lorsque vous présentez votre demande d'admission à McGill.

Voir la section 3 de l'Avis de confidentialité de McGill pour plus d'informations sur le partage éventuel de renseignements personnels en dehors de McGill dans des circonstances particulières autorisées ou exigées par la loi.

Catégories de renseignements personnels

Une fois admis en tant qu'étudiant (par exemple, étudiant de premier cycle ou de cycle supérieur, visiteur ou participant à un programme d'échange), les renseignements que vous avez fournis en tant qu'étudiant potentiel seront intégrés à votre dossier d'étudiant et conservés par McGill. Il se peut que nous vous demandions d'autres renseignements personnels pour compléter votre profil d'étudiant, par exemple : Le lieu d'études pour les programmes à distance, les détails de voyage pour les étudiants participant à des voyages approuvés par l'Université.

Nous collecterons également des renseignements personnels tout au long de votre parcours universitaire, tels que

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Si vous êtes un étudiant international qui s'inscrit à McGill en tant qu'étudiant de premier cycle ou de cycle supérieur, visiteur ou participant à un programme d'échange, notre bureau des Services aux étudiants étrangers (SEE) traitera d'autres renseignements personnels afin de vous aider à obtenir et à conserver le statut d'immigration/visa approprié, et de vous fournir d'autres services non académiques pertinents pour les étudiants internationaux, comme par exemple :

• Ressources de soutien financier
• Statut d'admission ou d'inscription à communiquer aux autorités gouvernementales

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Nous utiliserons les renseignements visés dans la présente section pour vous offrir des possibilités de formation et vous fournir du matériel de formation et d'éducation. Les renseignements mentionnés dans cette section seront également utilisés pour vous offrir de l’assistance et gérer des questions dans les domaines suivants, le cas échéant :

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Nous communiquerons certains renseignements personnels à l'unité d’Avancement universitaire après votre inscription, afin de lui permettre de vous contacter à la fin de vos études: voir la section « Données de l’unité d’Avancement Universitaire » de l’Annexe A pour plus d’informations.

Votre inscription à des cours en ligne ou en présentiel mais intégrant une composante en ligne nous amènera également à traiter vos renseignements personnels, y compris votre nom, votre numéro d'étudiant, votre adresse électronique et toute information que vous fournissez lors de la création d'un profil d'apprenant. Pour ces cours, nous collectons (directement ou par l'intermédiaire de prestataires de services tiers) des renseignements concernant vos interactions avec le cours, y compris les interactions en ligne avec d'autres participants au cours, les messages envoyés à la communauté d'apprentissage, l'utilisation des supports de cours et les notes obtenues aux tests et aux devoirs.

Enfin, McGill offre aux étudiants divers services professionnels en matière de santé mentale, de santé physique, d'hébergement, d'immigration et d'aide financière. En raison de la nature sensible des renseignements personnels et des renseignements de santé qui peuvent être communiqués à ces services professionnels, il se peut que vous deviez donner votre consentement exprès (par exemple, en signant des formulaires de consentement) avant d'accéder à ces services ou de communiquer les renseignements personnels pertinents à un tiers afin de bénéficier de toute la gamme des services. Des mesures de sécurité supplémentaires sont appliquées aux renseignements personnels sensibles (conformément aux exigences réglementaires applicables).

Communication avec des tiers

Dans chaque cas, sous réserve d'un accord écrit avec le tiers et du respect des lois applicables en matière de protection de la vie privée :

• Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des prestataires de services tiers pour la fourniture de services éducatifs.
• Nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec des organismes publics ou des partenaires éducatifs si cela est nécessaire pour gérer les processus pertinents liés à votre parcours universitaire, tels que la réussite des cours et des programmes, l'échec et l'abandon de vos cours, la vérification de la résidence et du statut d'immigration, la liaison avec les institutions/partenaires de collaboration/échange (par exemple, le ministère de l'Enseignement supérieur (MES), les institutions que vous avez fréquentées, les autorités de financement externes ou internes, l'administration de l'aide gouvernementale, le tout en conformité avec les lois sur la protection de la vie privée applicables).
• Nous communiquerons vos coordonnées et les informations relatives au programme à l'organisme représentatif des étudiants concerné (par exemple, la Société des étudiants de l'Université McGill (SSMU)) afin qu'il puisse coordonner divers services, activités et avantages pour ses membres, tels que l'obtention d'une assurance maladie (optionnel).

Catégories de renseignements personnels

McGill recueille des renseignements personnels sur les candidats et les employés potentiels, les employés actuels, les anciens employés et les retraités. Lorsque vous postulez à un emploi à McGill, nous vous demandons de fournir votre nom et vos coordonnées de base ainsi que des renseignements sur votre expérience et vos antécédents professionnels (notamment à travers votre curriculum vitae). Ces informations sont nécessaires pour évaluer votre candidature. Une fois embauché, il se peut que nous vous demandions d'autres renseignements personnels pour compléter votre profil d'employé. Nous avons l'obligation légale de conserver certains des renseignements personnels que vous avez fournis au moment de votre candidature, pendant votre emploi et à la fin de celui-ci.

McGill recueille les catégories de renseignements personnels suivants :

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McGill recueille des renseignements personnels aux fins suivantes :

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Les travailleurs étrangers qui travailleront à McGill seront invités à fournir des renseignements personnels afin de les aider à obtenir et à conserver un statut approprié en matière d'immigration et de visa (par exemple, nom, coordonnées, ressources financières, statut d'inscription à partager avec les autorités gouvernementales) et de fournir d'autres services pertinents pour les travailleurs étrangers.

Communication à des tiers

Pour nous permettre de vous fournir des services de nature administrative ou autre, McGill peut partager vos renseignements personnels avec des tiers, tels que :

• Syndicats et associations (représentant le personnel de McGill)
• Agences gouvernementales (par exemple, l'Agence du revenu du Canada, Revenu Québec, et la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST))
• Bureau de Coopération Interuniversitaire (BCI)

Catégories de renseignements personnels

L'unité d’Avancement Universitaire de McGill recueille et traite des renseignements personnels concernant les anciens élèves, les donateurs potentiels, actuels et futurs, et les bénévoles. Ces renseignements personnels comprennent les catégories d'information suivantes, selon le cas :

Contact et informations biographiques

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Activités d'engagement et de collecte de fonds

• Historique des invitations et de présence aux événements
• Rôles et activités des bénévoles
• Votre appartenance à un organe de McGill ou d'une entité affiliée (par exemple, membre du conseil des gouverneurs, administrateur).
• Enregistrements de nos interactions avec vous et de votre participation à nos activités (par exemple, la correspondance, les notes de réunions ou de discussions, l'historique des présences)
• Informations accessibles au public (par exemple, archives publiques, annuaires, réseaux de médias sociaux et sources d'études de marché)
• Historique de nos communications avec vous
• Photographies et autres médias de McGill et d'événements affiliés
• Liens vers votre présence sur les médias sociaux (par exemple, LinkedIn, Twitter, site web ou blog)
• Votre appartenance à des groupes de médias sociaux de McGill
• Toute autre information que vous fournissez volontairement à McGill ou à une entité affiliée

Dons et dons potentiels

• Vos intérêts philanthropiques probables
• Informations publiques concernant votre patrimoine et votre capacité philanthropique estimée
• Historique des dons et de notre sollicitation philanthropique auprès de vous
• Informations de paiement nécessaires au traitement de vos dons dans les délais impartis
• Documentation sur l'héritage, y compris la correspondance avec les testateurs et les représentants actuels et potentiels, les copies des testaments pertinents ou les extraits de testaments.
• Informations publiques sur votre réputation à des fins d'acceptation de cadeaux et de conformité

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Nous collectons et traitons les renseignements personnels aux fins suivantes :

Pour la communication, l'engagement, la collecte de fonds et la gestion des donateurs

• Pour nous aider à enrichir votre engagement envers la communauté de McGill, pour favoriser des relations durables avec les anciens élèves et les donateurs, et à des fins de collecte de fonds.
• Pour vous tenir au courant des nouvelles de McGill, des développements en matière d'enseignement et de recherche, des événements à venir, des ressources disponibles, des retrouvailles, des possibilités de bénévolat, des priorités en matière de collecte de fonds, des offres spéciales et des mises à jour sur les progrès qui sont pertinents pour vous.
• Reconnaître et gérer vos dons et vos activités bénévoles.

Pour les processus administratifs, la conformité, la gouvernance et l'amélioration de la qualité

• Pour soutenir les processus administratifs (par exemple, pour gérer la participation à des événements, pour accepter et traiter les cadeaux reçus).
• Respecter les obligations en matière de gouvernance, de droit et de don.
• Promouvoir l'amélioration de la qualité interne
• Préparer des rapports analytiques et statistiques

Communication à des tiers

Les diplômés de McGill et certaines catégories d'étudiants sont membres de l'Association des diplômés de l'Université McGill (ADM). Étant donné que McGill gère et tient à jour la base de données des diplômés, un ensemble limité de vos renseignements personnels sera communiqué par McGill à l'ADM, selon les besoins, afin que l'ADM puisse communiquer avec vous et contribuer à la réalisation des fins susmentionnées.

Afin de contribuer à la réalisation des objectifs mentionnés précédemment au niveau international, nous pouvons, dans certains cas, partager des renseignements personnels avec nos organisations affiliées et avec des partenaires philanthropiques internationaux pour le traitement des dons.

Les bénévoles de McGill, qui aident l'Université dans le cadre de mandats d'engagement ou de collecte de fonds et qui sont liés par un contrat les obligeant à traiter l'information de manière sûre et confidentielle, peuvent recevoir les coordonnées et autres renseignements personnels nécessaires à l'exécution de leur mandat. Cela permet de s'assurer que s'ils vous demandent votre soutien, ces demandes sont respectueuses, professionnelles et pertinentes pour vous.

Comment nous recueillons les renseignements personnels

L'unité d'Avancement Universitaire de McGill obtient et met à jour des renseignements personnels à partir de diverses sources :

De vous, lorsque vous :

• Fournissez des informations à McGill en tant qu'étudiant - certains renseignements personnels sont transférés des services d'inscription à l’unité d’Avancement Universitaire après l'inscription d'un étudiant
• Fournissez des informations par l'intermédiaire d'un site web ou d'un portail de McGill ou par d'autres moyens (par exemple, un appel téléphonique ou un courrier) ou par l'intermédiaire d'un don ou de bénévolat
• Rencontrez, communiquez et interagissez avec les représentants de l'Université
• Vous inscrivez ou participez à un événement lié à l'Université
• Fournissez volontairement toute information supplémentaire à McGill ou à un bénévole exécutant un mandat au nom de McGill

De la part de tiers, y compris :

• Des sources accessibles au public pour contribuer à la réalisation des fins mentionnées précédemment (par exemple, les archives publiques, les annuaires, les réseaux de médias sociaux et les sources d'études de marché)
• D’organisations affiliées (et partenaires philanthropiques internationales)

Vue d'ensemble et informations de contact

En tant que participant à la recherche, vous recevrez des informations de l'équipe de recherche ou de projet sur la manière dont vos renseignements personnels seront utilisés dans le cadre du projet de recherche ou de l'étude. Si vous avez des questions sur la façon dont vos renseignements personnels seront utilisés, veuillez communiquer directement avec l'équipe de recherche en utilisant les coordonnées qui vous seront fournies par l'équipe. Compte tenu du large éventail de recherches menées à McGill, les informations relatives aux participants sont susceptibles d'être spécifiques à votre projet.

Quand les informations contenues dans cette page web (qui font partie de l'Avis de confidentialité de McGill) s'appliquent-elles à moi ?

Les informations contenues dans cette page web vous concernent si vous :

(a) avez accepté de participer à une étude ou à un projet de recherche mené par des chercheurs de l'Université McGill; et/ou
(b) fournissez vos renseignements personnels à une autre organisation qui les a partagés avec McGill à des fins de recherche.

En ce qui concerne le cas (a) ci-dessus, l'information générale contenue dans cette page web vise à compléter l'information spécifique qui vous a déjà été fournie (par exemple, sur une fiche d'information du participant ou un formulaire de consentement) dans le cadre de votre participation à une étude ou à un projet de recherche mené par des chercheurs universitaires de McGill. Ces renseignements spécifiques visent à fournir des détails tels que les types de renseignements personnels utilisés dans le cadre de l'étude, la façon dont les chercheurs recueillent ces renseignements auprès de vous et/ou d'autres sources, et si l'Université collabore avec d'autres organisations pour mener l'étude (par exemple, d'autres universités, des hôpitaux ou des commanditaires de la recherche, selon le cas). En cas de contradiction entre ces informations générales et les informations spécifiques qui vous ont déjà été communiquées, ce sont les informations spécifiques qui priment.

En ce qui concerne le cas (b) ci-dessus, nous aurons obtenu vos renseignements personnels sous réserve de l'assurance de cette autre organisation qu'elle est légalement autorisée à partager ces informations avec nous à des fins de recherche. Les informations spécifiques à la recherche qui vous ont été fournies (par exemple, sur une fiche d'information du participant ou un formulaire de consentement) expliquent comment nous traiterons vos renseignements personnels et notre engagement à protéger votre vie privée et à respecter les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Comment mes renseignements personnels seront-ils utilisés dans le cadre de la recherche universitaire ?

Vos renseignements personnels seront utilisés par McGill (incluant la faculté, le personnel et les départements et unités de recherche concernés) et par toute autre tierce partie le cas échéant (par exemple, universités ou hôpitaux collaborateurs, compagnies privées parrainant la recherche) conformément aux avis et divulgations qui vous auront été fournis dans la lettre d'information et/ou le formulaire de consentement du participant.

Il est courant que les données de recherche collectées dans le cadre d'une étude spécifique soient réutilisées pour poursuivre l'étude dans le cadre d'un projet connexe. Tout partage de renseignements personnels en dehors du cadre de l'étude spécifique à laquelle vous participez ne se fera qu'avec votre consentement et/ou dans le respect des lois applicables.

Lorsque vous visitez un site web lié au domaine mcgill.ca, nous pouvons recueillir automatiquement certaines informations, telles que votre adresse de protocole Internet (« adresse IP »), votre région géographique, des informations sur votre interaction avec nos sites web, leur contenu et notre publicité en ligne, telles que les liens sur lesquels vous cliquez et ce que vous téléchargez, la date et l'heure de votre visite, les informations recueillies par les témoins et autres technologies de suivi telles que les balises web, ainsi que d'autres informations sur votre navigateur web et votre appareil. Ces informations ne constituent pas nécessairement des renseignements personnels. Il est possible de naviguer sur nos sites web de manière anonyme. La collecte par McGill d'informations sur les utilisateurs de ses sites web (qui peuvent inclure des renseignements personnels) sera conforme à vos préférences concernant l'utilisation de témoins (et de technologies similaires) que vous aurez sélectionnées par le biais de la bannière de témoins sur nos sites Web ou dans la section de configuration des témoins de nos sites Web.

Veuillez consulter notre Avis sur les témoins pour obtenir des informations détaillées sur les témoins et autres technologies de suivi employées par McGill, y compris les raisons pour lesquelles McGill utilise des témoins et notre utilisation de témoins de tierces parties.

Nous pouvons également recueillir les renseignements personnels que vous nous fournissez directement dans le cadre de vos interactions avec nos sites web, par exemple en remplissant un formulaire, en fournissant des informations de connexion ou en utilisant un module de clavardage en direct. Veuillez vous reporter aux autres sections de la présente Annexe A pour de plus amples informations sur le traitement des renseignements personnels par McGill pour chaque type de public.

McGill recueille des informations à des fins d'assurance qualité, d'amélioration des processus et d'autres fins administratives. Par exemple, comme indiqué dans diverses parties de l'Avis de confidentialité de McGill, McGill peut utiliser vos renseignements personnels pour analyser les fonctions de ressources humaines, pour générer des statistiques ou pour se conformer aux politiques de McGill.

Il existe trois types différents de pratiques de collecte de données dans le contexte des enquêtes :

Avant de mener une enquête, l'Université évalue la nécessité et l'aspect éthique de l'enquête, en tenant compte, en particulier, de la sensibilité des renseignements personnels collectés et des fins auxquelles ils seront utilisés. Nous vous demanderons votre consentement chaque fois que vous participerez à une enquête.

Note : Les sondages ou enquêtes « de recherche » visées dans la section précédente, par opposition aux études et enquêtes « administratives » visées dans la présente section, feront l'objet d'un avis de confidentialité et d'un consentement propre, et la nature des renseignements personnels sur les participants variera en fonction de l'étude ou de l'enquête de recherche scientifique. Veuillez consulter la section Participants à la recherche de l’Annexe pour obtenir des renseignements sur les renseignements personnels traités par McGill à des fins de recherche scientifique.

Lorsque vous vous inscrivez à l'un de nos événements ou webinaires, nous vous demandons de fournir des informations de contact et de paiement (généralement une carte de crédit). Ces informations sont nécessaires pour traiter votre demande, procéder au paiement le cas échéant et vous donner accès à l'événement ou au webinaire. Nous pouvons communiquer vos coordonnées à des prestataires de services si nécessaire (par exemple, dans le cadre de mandats de gestion de sites web, de cybersécurité, de traitement des paiements) afin qu'ils fournissent des services en notre nom, dans le respect des fins susmentionnées et conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée. Nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec des partenaires de webinaires ou d'événements (par exemple, des institutions collaboratrices) si cela est nécessaire pour gérer le webinaire ou l'événement. Nous pouvons également utiliser vos coordonnées pour vous informer sur d'autres webinaires et événements susceptibles de vous intéresser (sauf si vous nous demandez de ne pas vous contacter à cet égard, auquel cas nous mettrons à jour nos listes de contacts en conséquence).